Propósito

Por muchos años la gestión documental en las organizaciones estuvo a cargo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas de trabajo tradicionales han sido  los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel, y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos, los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. No obstante el aparecimiento de la computadora y los sistema informáticos en general ha supuesto la posibilidad de nuevas y mejores funcionalidades.

 

En la actualidad, están disponibles los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

 

El presente módulo tiene el propósito de conocer los fundamentos de la gestión automatizada de archivos y documentos, así como presentar las principales alternativas disponibles en el mercado, para ello serán las propias empresas quienes harán presentaciones técnicas de las soluciones y productos.

Quito, 27 y 28 de abril de 2012

Universidad Andina Simón Bolívar

 

Facilitador: Hugo Carrión Gordón