La necesidad de procesar, almacenar, distribuir y consultar los documentos de una manera rápida y confiable con el fin de garantizar la calidad de los procesos dentro de las organizaciones, hace que el proceso de digitalización se vuelva cada vez más importante y prioritario.
La gestión de documentos es un tema crítico en una organización, la localización de estos, su archivo, el manejo de la información que contiene para la toma de decisiones, etc., requieren de una solución que permita estructurar la información con documentos de diferentes formatos colocándolos en una sola base de datos documental o en un solo repositorio virtual, de manera que se pueda recurrir a su contenido de una manera mas fácil y oportuna.
Existen además, costos ocultos asociados con el costo de almacenamiento, medios electrónicos dispersos - varios archivos en varios equipos- y la distribución tardía por la dificultad de su localización, que son razones suficientes para decidirse por la digitalización.
